Fechas clave
La Ley 21.719 se publicó el 13 de diciembre de 2024 y entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026. Reemplaza en gran parte el régimen de la Ley 19.628 y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, que podrá fiscalizar y sancionar.
Los datos de una portería son datos personales
Nombre, RUT, patente, teléfono o la foto de una visita permiten identificar a una persona. Por eso, el registro de visitas de un condominio o empresa es un tratamiento de datos personales y queda cubierto por la Ley 21.719.
Responsable y encargado del tratamiento
El responsable del tratamiento es quien decide para qué y cómo se usan los datos: en una portería, la administración del condominio o la empresa. El encargado es quien trata los datos por cuenta del responsable, como el proveedor del software.
Esa relación debe quedar escrita en un contrato de encargo, que define qué puede hacer el encargado con los datos y qué medidas de seguridad aplica.
Principios que afectan al control de visitas
En la práctica, varios principios de la ley se traducen en decisiones concretas en la portería:
- Minimización: pedir solo los datos necesarios para controlar el acceso.
- Limitación del plazo: no guardar los registros para siempre, sino durante un plazo definido.
- Seguridad: proteger los datos frente a accesos indebidos, por ejemplo con cifrado.
- Transparencia: informar a las personas qué datos se recogen y para qué.
Los derechos de las personas
Las visitas y residentes pueden pedir acceso a sus datos, rectificarlos, suprimirlos, oponerse a su tratamiento, solicitar su portabilidad o el bloqueo. La administración necesita un canal para recibir esas solicitudes y responderlas dentro de plazo: 30 días corridos desde la recepción, prorrogables una vez por hasta 30 días informando el motivo.
Cómo lo resuelve GComunidad
GComunidad incorpora estos requisitos en el producto: contrato de encargo, registro de tratamientos, aviso de privacidad por recinto, borrado automático de datos vencidos, formulario público de derechos, cifrado del número de documento y un registro de auditoría inalterable.
Las herramientas no reemplazan los procesos: la administración sigue siendo la responsable y debe definir sus plazos, atender las solicitudes y capacitar a su equipo.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Para decisiones específicas, consulta con tu asesor.